緊急！学術情報第一課アンケート
とあるお昼休みに現在活躍中のメンバーに声をかけ、学術情報第一課の業務や働き方等について調査しました。ここでそっとその内容を公開します。
回答者紹介（仮名）：
Q1：学会事務局業務の印象を教えてください。
- 色々な仕事を臨機応変に対応しなければならず、そのため経験のない業務であっても積極的にこなしていくことが求められます。
- イレギュラー対応が絶えないから毎日どこの学会で何かが起きていて、笑い声や悲鳴が聞こえる？！型通りな業務ではない、という印象です。
- 毎日とても忙しいですが、チーム内で時間をかけて準備したイベントが無事に終了すると大きな達成感があります。
Q2：あなたのバックグランドで、現職に役立っていることがあったら教えてください。
- 前職では会社を一から立ち上げた経験があり、その時に学んだ幅広い知識やその実務経験が役立ってます。システム開発、損益管理、業務改善、進捗管理等の経験も活かせます。
- 理数系出身のため数字を扱うことに抵抗がなく、データを扱う業務が得意です。
- 大学医学部秘書時代に、会議準備・イベント開催進捗・庶務・経理等について多忙で気難しい医師に確認しなければならず、その時に身に着けた気配りはとても役立ってます。
Q3：学会事務局業務で心がけている点を教えてください。または、学会事務局業務で一番大切なことはなんですか。
- 複数学会の様々な業務をいくつも並行しながら対応するため、業務の優先順位付けが大事です。
- チームプレーであるため、積極的にチーム内のコミュニケーションをとるようにしています。
- まず業務マニュアルを読み込み、過去の事例を確認しています。また、新しい業務や難しい局面においても常に冷静に判断・対応するよう心掛けています。
Q4：複数の学会の様々な業務を遂行しなければならず日々業務に追われる中で、
タイムマネジメント等工夫している点を教えてください。
- 業務管理ソフトに毎朝入力することにより今日一日だけでなく、一か月先、更にその先の予定を考え業務を組み立て、都度優先すべき事項について確認し遂行しています。
- それぞれの業務の対応締切期限を決め、それまでに何をしなければならないかを常に意識しています。省略できるものできないものを見極める等作業の効率化も図っています。
Q5：業務と家事・育児・介護の両立、また残業について教えてください。
- 繁忙期は残業や休日出勤、出張が発生しますが、業務マネジメントの工夫次第で残業を減らしたり代休も取得できるので、ワークライフのバランスを図ることが可能な職場です。
- 女性が多いため業務と家事の両立について理解があり、有休はもちろん育児、介護休暇制度もあります。
Q6：2020年度よりテレワークを導入していますが、テレワーク業務の感想やテレワーク時の業務の工夫などを教えてください。
- 出勤時にしかできない業務と、テレワークでもできる業務を分類し、必ず優先順位をつけ対応してます。
- 対面でのコミュニケーションが減ったため、文字や電話で物事を端的に伝えることを意識するようになりました。
- 出勤しないと出来ない業務を削減、またテレワークで対応できる業務を増やすべく業務の効率化を考えるようになりました。
