一般財団法人 国際医学情報センター 信頼できる医学・薬学・医療情報を適切に提供することによって健康社会に貢献します。

一般財団法人 国際医学情報センター

採用情報

ホーム採用情報部署紹介学会事務室

部署紹介

学会事務室 学会運営のベストパートナーとして

学会事務室はどんな部署?

学会事務室は、医学・薬学・医療系学会の事務局業務を代行している部署です。その業務内容は、会員管理・会計管理・庶務業務から学術集会やシンポジウムの運営、資格認定業務に至るまで、各学会の幅広いニーズにお応えして学会の安定した運営をサポートしています。

また、上記の通り業務が多岐にわたるため、会計管理では経理課と協力し、正確な会計処理に努め、会員管理ではシステム開発課と連携し効率的な管理システムを構築するなど、他部署からの専門的な知識を得ながら業務を遂行しています。同時に、学会事務室内でも他学会担当者と業務の知識や経験を日々共有しながら、時には担当学会へ業務改善を提案し事務の効率化を図るなど、健全な学会運営の貢献に努めています。

学会事務室の仕事とは?

医学・薬学・医療系学会運営を多方面から効率的にサポートしています!

普段はデスクワークがメインです

学会の規模に応じて、各学会2~5名体制で連携を取りながら業務を分担しています。

各種会議・シンポジウムの準備や運営も担当します

各種会議やシンポジウム開催が近づいてくると、各種手配や打ち合わせなど担当役員と密に連絡を取り合うようになります。当日は会議に出席し、気配りや心づかいを忘れずにスムーズな運営を心がけています。

理事会・委員会などの準備 主な流れ
シンポジウムやセミナー&試験の準備 主な流れ
年に1~2回、出張があります

多くの学会が、学術研究の発表の場として数日間に及ぶ「学術大会」を年に1回開催しています。学術大会に合わせて各種会議が開かれるため、私たちも学術大会開催場所に同行してお仕事をしています。

緊急!学会事務室アンケート

とあるお昼休みに現在活躍中のメンバーに声をかけ、学会事務室の業務や働き方等について調査しました。ここでそっとその内容を公開します。

回答者紹介(仮名):

効率重視でしっかり屋の菫さん 頼られたらなんでもこなす桜さん 素直でいつも笑顔な桃さん どんな時でも冷静沈着な葵さん 忍耐強くムードメーカーの柚さん

Q1:学会事務局業務の印象を教えてください。

色々な仕事を臨機応変に対応しなければならず、そのため経験のない業務であっても積極的にこなしていくことが求められます。
イレギュラー対応が絶えないから毎日どこの学会で何かが起きていて、笑い声や悲鳴が聞こえる?!型通りな業務ではない、という印象です。
毎日とても忙しいですが、チーム内で時間をかけて準備したイベントが無事に終了すると大きな達成感があります。

Q2:あなたのバックグランドで、現職に役立っていることがあったら教えてください。

前職では会社を一から立ち上げた経験があり、その時に学んだ幅広い知識やその実務経験が役立ってます。システム開発、損益管理、業務改善、進捗管理等の経験も活かせます。
理数系出身のため数字を扱うことに抵抗がなく、データを扱う業務が得意です。
大学医学部秘書時代に、会議準備・イベント開催進捗・庶務・経理等について多忙で気難しい医師に確認しなければならず、その時に身に着けた気配りはとても役立ってます。

Q3:学会事務局業務で心がけている点を教えてください。または、学会事務局業務で一番大切なことはなんですか。

複数学会の様々な業務をいくつも並行しながら対応するため、業務の優先順位付けが大事です。
チームプレーであるため、積極的にチーム内のコミュニケーションをとるようにしています。
まず業務マニュアルを読み込み、過去の事例を確認しています。また、新しい業務や難しい局面においても常に冷静に判断・対応するよう心掛けています。

Q4:複数の学会の様々な業務を遂行しなければならず日々業務に追われる中で、
タイムマネジメント等工夫している点を教えてください。

業務管理ソフトに毎朝入力することにより今日一日だけでなく、一か月先、更にその先の予定を考え業務を組み立て、都度優先すべき事項について確認し遂行しています。
それぞれの業務の対応締切期限を決め、それまでに何をしなければならないかを常に意識しています。省略できるものできないものを見極める等作業の効率化も図っています。

Q5:業務と家事・育児・介護の両立、また残業について教えてください。

繁忙期は残業や休日出勤、出張が発生しますが、業務マネジメントの工夫次第で残業を減らしたり代休も取得できるので、ワークライフのバランスを図ることが可能な職場です。
女性が多いため業務と家事の両立について理解があり、有休はもちろん育児、介護休暇制度もあります。

Q6:2020年度よりテレワークを導入していますが、テレワーク業務の感想やテレワーク時の業務の工夫などを教えてください。

出勤時にしかできない業務と、テレワークでもできる業務を分類し、必ず優先順位をつけ対応してます。
対面でのコミュニケーションが減ったため、文字や電話で物事を端的に伝えることを意識するようになりました。
出勤しないと出来ない業務を削減、またテレワークで対応できる業務を増やすべく業務の効率化を考えるようになりました。

学会事務室が求める人材像

私たちは、学会事務室を支えるメンバーとして、

  • コミュニケーション能力が高く、積極的に情報共有ができる人
    (とにかく明るい人)
  • 状況把握力があり、様々な場面で臨機応変に対応できる人
    (とにかく機転が利く人)
  • 常に新たな価値を模索しながらマルチタスクをこなせる人
    (考えながらも、とにかく前に進む人)

を求めています。

また、業務内容によっては、システム、会計、編集、英語などの知識や能力を求められることが多々あります。苦手意識を持たず、何事にも積極的に取り組める姿勢が重要となります。
学会事務局業務に対し高いプロフェッショナル意識を持ち従事できる方、お待ちしています。

採用情報

文献複写のお申し込みはこちらから

  • アカウントをお持ちの方はこちら

    資材作成
  • はじめての方はこちら

    文献DB構築
  • データベース検索 WEB申し込み
  • データベース検索 WEB申し込み

せりみっく広場

がんInfo

賛助会員様向けコンテンツ

採用情報

IMIC COLUMN

Privacy mark

ページトップへ

一般財団法人 国際医学情報センター

〒160-0016 
東京都新宿区信濃町35番地 信濃町煉瓦館
TEL:03-5361-7080 (総務課)

WEBからのお問い合わせ

財団や各種サービスについてのお問い合わせ、お見積もりのご依頼、
サービスへのお申し込みはこちらをご覧ください。

お問い合わせ