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学会事務室 学会運営のベストパートナーとして

学会事務室はどんな部署?

学会事務室は、医学・薬学・医療系学会の事務局業務を代行している部署です。その業務内容は、会員管理・会計管理・庶務業務から学術集会やシンポジウムの運営、資格認定業務に至るまで、各学会の幅広いニーズにお応えして学会の安定した運営をサポートしています。

また、上記の通り業務が多岐にわたるため、会計管理では経理課と協力し、正確な会計処理に努め、会員管理ではシステム開発課と連携し効率的な管理システムを構築するなど、他部署からの専門的な知識を得ながら業務を遂行しています。同時に、学会事務室内でも他学会担当者と業務の知識や経験を日々共有しながら、時には担当学会へ業務改善を提案し事務の効率化を図るなど、健全な学会運営の貢献に努めています。

学会事務室の仕事とは?

医学・薬学・医療系学会運営を多方面から効率的にサポートしています!

普段はデスクワークがメインです

学会の規模に応じて、各学会2~5名体制で連携を取りながら業務を分担しています。

各種会議・シンポジウムの準備や運営も担当します

各種会議やシンポジウム開催が近づいてくると、各種手配や打ち合わせなど担当役員と密に連絡を取り合うようになります。当日は会議に出席し、気配りや心づかいを忘れずにスムーズな運営を心がけています。

理事会・委員会などの準備 主な流れ
シンポジウムやセミナー&試験の準備 主な流れ
年に1~2回、出張があります

多くの学会が、学術研究の発表の場として数日間に及ぶ「学術大会」を年に1回開催しています。学術大会に合わせて各種会議が開かれるため、私たちも学術大会開催場所に同行してお仕事をしています。

Voice1 学会担当者の山口さん、小林さん

学会事務局の仕事のやりがい

学会事務局業務では「総務」「経理」「広報」「営業」「イベント運営」など様々な業務に対応するため、今までのキャリアをフルに活用しながらも、入職当初は否応なしに(?!)日々新しいことにチャレンジしている感覚がありました。
業務は主に担当学会役員の先生方からの指示に従い遂行しているのですが、忙しくてなかなかお会いできない方々との普段のやり取りは電話やメールがほとんどです。そのため、ちょっとした気くばりや心づかいをとても大切にしていますね。

年1回の学術大会が近づいてくると、準備のために普段より仕事量が増えたり、時には難しい判断に迫られたりすることもあります。でもそういう時は、経験豊富な(?)上司や同僚に助言を求め乗り切っています(笑)。毎年、学会にとって一大イベントである学術大会を無事に終えた時は、心の底からホッとするとともに、同じ学会担当者同士協力しあって学会や先生方のサポートをやり遂げた!という大きな達成感を味わうことができるのは間違いなしです(笑)。
学会運営を通し、医療・医学の最前線に立つ学会の先生方をサポートすることで、医療の発展に貢献できていると感じる点も、この仕事の大きな魅力とやりがいに繋がっていますね。

求める人材像

学会事務室は、押し寄せる業務にも負けずに笑顔で乗り越える勇気のある人の集まりです。
そんな私達が仲間に求める人材像とは・・・?!
学会事務局業務の中で、日々欠かせない業務のひとつに、担当学会役員を務める著名な医師や大学教授、そして会員、運営に必要な渉外先との電話やメールでの連絡・確認・報告があります。そのため、担当者同士との情報共有等も含め、様々な場面で臨機応変に対応できる優れたコミュニケーション能力は必須と言えます。同様にビジネスマナーやOAスキルも必要です。さらに、学会事務局運営はいわばひとつの事務所を切り盛りするようなものであるため、多様な業務内容に得意不得意意識を持たず、また先入観なくいろいろなことに責任を持ち、積極的に取り組める姿勢も重要となります。
最後に、医療業界において高い信頼を得ているIMICの職員として、私達と一緒に学会事務局業務に対し高いプロフェッショナル意識を持ち従事できる方を求めます。

Voice2 学会事務室室長の林さん

入職を希望される方へのメッセージ

学会は先生方の研究や交流のために存在しており、その本質に私たち事務員が直接関わることはありません。私たちの役割は、その学会が何のために存在し、どのような活動を行っているのかを理解し、運営する先生方のサポートをすることであり、そのためにスタッフは様々な勉強をしています。法人化、COI、著作権、IT、専門医制度など、通常行う事務作業とは別に、時代や業界の変化の中で、適宜、必要となる知識を身に着けることを楽しめる方、また、なにより人と接するのが好きで、人のために働くことを楽しめる方は、学会事務室の業務に向いていると思います。職場環境も事務室全体のチームワークが良く、明るい雰囲気の中でお互いに相談したり、経験や知識を共有することが出来ています。ただ働くのではなく、“やりがい”を求めている方、お待ちしております。

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